Manual de Capacitación del Campus

Matrícula, Visado y Dashboard (Guía práctica)

Objetivo: que el equipo aprenda a usar el sistema con seguridad y fluidez: matricular estudiantes, gestionar procesos de visado y leer el dashboard para tomar decisiones rápidas.
A quién va dirigido: personal académico/administrativo, soporte y coordinadores de sede.
Formato: guía paso a paso + listas de control + tips “pro”.

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1) Visión general del sistema

El Campus está organizado en módulos con flujos simples y medibles:

• Matrícula: alta de estudiantes, asignación a cursos/sedes, documentación básica y estado de admisión.

• Visado: captura de requisitos, validaciones y seguimiento de estados para estudiantes que lo necesiten.

• Dashboard: indicadores clave (KPIs), filtros y reportes para dirigir la operación día a día.

Principios: seguridad de datos (mínimo necesario), trazabilidad (quién hizo qué y cuándo) y experiencia simple (menos clics, más claridad).

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2) Módulo de Matrícula

2.1 Flujo rápido (paso a paso)

1. Nuevo registro → crear ficha del estudiante (datos básicos).

2. Validar identidad → adjuntar documento requerido (según política interna).

3. Asignar programa/curso → sede, horario y fecha de inicio.

4. Confirmar requisitos → checklist (documentos, consentimiento, etc.).

5. Estado de admisión → preinscrito → admitido (o pendiente si falta algo).

Tip: usá el buscador por nombre, correo o ID para evitar fichas duplicadas.

2.2 Crear/editar la ficha

• Campos mínimos: nombre completo, identificación, correo, teléfono, sede/curso.

• Adjuntos: foto/ID y documentos solicitados (formato PDF/JPG).

• Observaciones internas: notas de seguimiento (solo staff).

2.3 Asignación de curso y sede

• Elegí curso, sede y grupo/horario.

• Si el grupo está lleno, quedará en lista de espera (visible en la ficha).

• Cambio de grupo: registra motivo y fecha (queda en el historial).

2.4 Estados y seguimiento

• Preinscrito: creado pero incompleto.

• Admitido: cumple requisitos.

• Pendiente: falta documento/validación.

• Retirado: baja con motivo (se conserva historial).

2.5 Errores frecuentes y cómo evitarlos

• Duplicados: siempre buscá antes de crear.

• Documentos ilegibles: valida tamaño/claridad antes de guardar.

• Campos vacíos críticos: teléfono y correo son clave para contacto.

2.6 Checklist de Matrícula

• Datos personales completos

• Documento de identidad adjunto

• Curso/sede/grupo asignados

• Requisitos marcados como OK

• Estado final: Admitido (o Pendiente justificado)

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3) Módulo de Visado

Aplica para estudiantes que requieren trámite migratorio. Centraliza requisitos, estados y evidencia.

3.1 Flujo de visado (paso a paso)

1. Habilitar visado en la ficha del estudiante (según perfil/país).

2. Checklist de requisitos (p. ej.: pasaporte, carta de admisión, fondos, fotos).

3. Validación: marcar cada requisito como Aprobado / Observado / Rechazado con comentario.

4. Estado del visado: Iniciado → En revisión → Aprobado / Rechazado.

5. Notificación interna (si procede) y registro en el historial.

3.2 Documentos y control de calidad

• Formato recomendado: PDF/JPG, legibles, con nombre claro (ej. Pasaporte_JuanPerez.pdf).

• Caducidad: valida fechas de vigencia (pasaporte, certificados).

• Observaciones: anota lo mínimo necesario y evita datos sensibles innecesarios.

3.3 Seguimiento y trazabilidad

• Línea de tiempo con quién validó, cuándo y qué cambió.

• Estatus actual visible en la ficha y en listados de trabajo.

3.4 Checklist de Visado

• Requisitos cargados y legibles

• Validación hecha (Aprobado/Observado) con comentarios

• Estado coherente con avance real

• Notas internas (si aplican)

• Historial consistente

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4) Dashboard (Indicadores y control operativo)

4.1 ¿Qué ver primero?

• Matrículas por sede/curso (hoy, semana, mes).

• Estados: preinscritos, admitidos, pendientes.

• Visado: solicitudes en revisión y cuellos de botella.

• Alertas: documentos próximos a caducar o pendientes críticos.

4.2 Filtros y vistas rápidas

• Filtrá por sede, curso, rango de fechas y estado.

• Guardá tus vistas favoritas para volver en un clic (si tu versión lo permite).

4.3 Exportaciones y reportes

• Exportá listados filtrados (CSV/XLSX) para auditoría o envíos internos.

• Verificá antes de compartir: contiene datos personales (manejo responsable).

4.4 Decisiones del día a día

• Alta demanda: abrir nuevo grupo/horario.

• Mucho pendiente: reasignar validadores, enviar recordatorios.

• Caída de conversión: revisar checklists y mensajes de bienvenida.

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5) Roles y permisos (buenas prácticas)

• Admins: configuración, reportes globales.

• Coordinadores: asignación de grupos y seguimiento.

• Validadores/Soporte: documentos y estados.

• Lectura: consulta sin edición (controlado por sede/área).

Regla de oro: mínimo acceso necesario. Todo cambio debe quedar en historial.

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6) Seguridad y manejo de datos

• Solo lo necesario: no adjuntar información sensible que no se requiera.

• Formatos adecuados (PDF/JPG), sin contraseñas en archivos adjuntos.

• Corrección de datos: si hay errores, dejá nota en historial con el ajuste.

• Backups/Logs: se recomienda política de copias y revisión periódica.

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7) Solución de problemas (rápidos)

• No puedo encontrar a un estudiante
  → Buscar por variaciones del nombre/correo/ID; revisar duplicados.

• No me deja cambiar de grupo
  → Ver cupo del grupo y permisos del rol.

• Un documento no se ve
  → Re-subir en PDF/JPG legible, <5 MB (o el límite que esté configurado).

• El dashboard no actualiza
  → Refrescar filtros/fechas; validar permisos; revisar si hay tareas en cola.

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8) Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo formalizo una matrícula?
Con el checklist completo, cambia el estado a Admitido. Se guarda el historial.

¿Quién valida el visado?
Personal designado por coordinación. Todos los pasos quedan registrados.

¿Puedo mover a un estudiante de sede/horario?
Sí, con motivo y fecha para trazabilidad (queda en historial).

¿Qué datos NO debo subir?
Cualquier información sensible no necesaria para el proceso (principio de minimización).

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9) Ruta de aprendizaje sugerida (para capacitar al equipo)

1. Intro (5 min): visión general del sistema.

2. Matrícula (15–20 min): crear, adjuntar, asignar, estados.

3. Visado (15–20 min): checklist, validación y seguimiento.

4. Dashboard (10–15 min): KPIs diarios y decisiones rápidas.

5. Práctica guiada (20 min): 3 casos reales.

6. Evaluación corta (5 min): checklist y resolución de un caso.

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10) Micro-guías para el blog (copiar/pegar como secciones)

Crear una matrícula en 5 pasos

1. Buscar si ya existe la ficha.

2. Completar datos y adjuntar documento de identidad.

3. Elegir curso/sede/horario.

4. Completar checklist de requisitos.

5. Cambiar estado a Admitido.

Validar un visado en 4 pasos

1. Habilitar visado en la ficha.

2. Subir todos los requisitos (legibles).

3. Marcar Aprobado/Observado con comentario.

4. Actualizar estado: En revisión → Aprobado/Rechazado.

Leer el dashboard en 3 minutos

1. Seleccionar rango de fechas y sede.

2. Revisar KPIs: matrículas, pendientes, visados en revisión.

3. Decidir acciones: abrir grupo, reasignar validadores, enviar recordatorios.

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11) Texto de cierre para el post

Conclusión:
Con estos tres módulos y el dashboard, el Campus trabaja con orden, trazabilidad y foco en el estudiante. La guía apunta a hacer cada proceso más claro, rápido y seguro. Si te queda alguna duda, dejala en los comentarios o contactá a coordinación. ¡Pura vida! 🙌